Was mit Ihrer Buchführung passiert, wenn Ihre Buchhaltungssoftware den Betrieb einstellt

Jedes SaaS-Buchhaltungstool verlangt von Ihnen, darauf zu vertrauen, dass es weiterhin existiert und Ihnen weiterhin erlaubt, Ihre Daten sauber herauszuholen, solange Sie Ihre Buchführung brauchen. Das ist meistens eine vernünftige Wette, aber es bleibt eine Wette, und es lohnt sich, ehrlich darüber nachzudenken, statt sie einfach als gegeben hinzunehmen.

Das allgemeine Problem

Cloud-Buchhaltungssoftware speichert, unabhängig vom Anbieter, Ihre Finanzdaten typischerweise in einer Datenbank, die sie selbst betreibt. Sie erreichen diese Daten über die App des Anbieters und, falls Sie jemals wechseln müssen, über welche Exportfunktion der Anbieter auch immer entwickelt und gepflegt hat. Dieser Exportweg reicht meist für einfache Fälle, ein CSV der Transaktionen, ein PDF eines Berichts, ist aber selten eine vollständige, originaltreue Kopie von allem, was die App tatsächlich enthält: benutzerdefinierte Felder, Prüfhistorie, Anhangverknüpfungen und die genauen Beziehungen zwischen Datensätzen überleben die Reise oft nicht. Wird ein Anbieter übernommen, ändert er die Richtung seines Produkts oder stellt er den Betrieb ein, bestimmt er den Zeitrahmen, Ihre Daten herauszuholen, nicht Sie, und der kann kurz sein.

Nichts davon ist eine Kritik an einem bestimmten Produkt. Es ist einfach das, was es bedeutet, das Aufzeichnungswerk der Finanzen Ihres Unternehmens in einer Datenbank zu halten, die nur ein Unternehmen abfragen kann. Die Abhängigkeit ist struktureller Natur, kein Zeichen dafür, dass ein bestimmter Anbieter schlecht geführt wird.

Warum das im Alltag wichtiger ist, als es scheint

Meistens ist die Kontinuität des Anbieters unsichtbar, sodass es leicht ist, das Risiko zu unterschätzen, bis es tatsächlich zutage tritt, meist Jahre nach Beginn der Nutzung eines Produkts, wenn bereits Jahre an Historie hinter dem Exporttool dieses Anbieters liegen. Zu diesem Zeitpunkt sind die Wechselkosten real: historische Buchungssätze neu erfassen, einen neuen Kontenplan abstimmen und hoffen, dass das Importformat des neuen Systems eng genug passt, damit nichts still und leise verloren geht.

Die Antwort von Counting Sheet

Counting Sheet löst das nicht durch das Versprechen, zuverlässiger zu sein als jeder andere Anbieter; es löst das, indem es ändert, wo das Aufzeichnungswerk lebt. Die Buchführung ist eine echte, mehrblättrige .xlsx-Arbeitsmappe, und diese Arbeitsmappe wird von Tag eins an in Ihrem eigenen OneDrive, Google Drive oder Dropbox gespeichert, nicht gelegentlich als Sicherung dorthin kopiert. Würde Counting Sheet morgen verschwinden, würde die Datei mit Ihrem vollständigen Kontenplan, jedem Buchungssatz und jedem Bericht, den Sie erstellt haben, weiterhin in Ihrem eigenen Cloud-Speicher liegen, in einem Format, das jeder Steuerberater, Buchhalter und jedes Finanztool bereits zu öffnen weiß.

Es gibt keinen Exportschritt auszuführen, weil es nie eine separate Kopie gab, aus der heraus zu exportieren wäre. Die Arbeitsmappe, aus der die App las und in die sie schrieb, ist dieselbe Arbeitsmappe, die Sie bereits hatten. Sie würden die Oberfläche der App verlieren, die Validierung, die Buchungssätze ausgeglichen hält, und die automatische Berichtserstellung, aber Sie würden keine einzige Transaktion verlieren, und Sie müssten nicht in der Support-Warteschlange irgendjemandes warten, um Ihre eigenen Aufzeichnungen zurückzubekommen.

Was Sie wirklich prüfen sollten, egal welche Software Sie nutzen

Die ehrliche Version dieses Ratschlags gilt über Counting Sheet hinaus: Fragen Sie jeden Buchhaltungsanbieter, heute, während alles funktioniert, genau, was ein vollständiger Export enthält und in welchem Format, und probieren Sie es einmal aus, damit Sie wissen, was Ihnen tatsächlich bleiben würde. Ein Anbieter, der Ihre Buchführung durchgehend in einem Format speichert, das Sie selbst öffnen können, statt nur auf Anfrage, beseitigt die Frage, statt sie nur zu beantworten.