Qué pasa con su contabilidad si su programa de contabilidad desaparece

Todo programa de contabilidad en la nube le pide que confíe en que seguirá existiendo, y que seguirá dejándole sacar sus datos con limpieza, durante todo el tiempo que necesite su contabilidad. Es una apuesta razonable la mayor parte del tiempo, pero sigue siendo una apuesta, y merece la pena pensarla con honestidad en lugar de darla por hecha.

El problema general

El software de contabilidad en la nube, sea cual sea el proveedor, normalmente guarda sus datos financieros en una base de datos que él mismo opera. Usted llega a esos datos a través de la aplicación del proveedor y, si alguna vez necesita marcharse, a través de la función de exportación que ese proveedor haya decidido construir y mantener. Esa vía de salida suele ser suficiente para los casos sencillos, un CSV de transacciones, un PDF de un informe, pero rara vez es una copia completa y fiel de todo lo que la aplicación realmente contiene: los campos personalizados, el historial de auditoría, los enlaces a adjuntos y las relaciones exactas entre registros a menudo no sobreviven al viaje. Si un proveedor es adquirido, cambia de rumbo su producto o cierra, el plazo para sacar sus datos lo fija él, no usted, y puede ser corto.

Nada de esto es una crítica a ningún proveedor concreto. Es simplemente lo que implica guardar el registro de las finanzas de su empresa dentro de una base de datos que solo una compañía puede consultar. La dependencia es estructural, no una señal de que un proveedor determinado esté mal gestionado.

Por qué esto importa más de lo que parece, día a día

La mayor parte del tiempo, la continuidad del proveedor es invisible, así que es fácil restarle importancia al riesgo hasta el momento en que realmente aparece, normalmente años después de empezar a usar un producto, con años de historial ya acumulados detrás de la herramienta de exportación de ese proveedor. Para entonces, el coste de cambiar es real: volver a introducir asientos históricos, cuadrar un plan de cuentas nuevo y confiar en que el formato de importación del nuevo sistema encaje lo bastante bien como para que nada se pierda en silencio.

La respuesta de Counting Sheet

Counting Sheet no resuelve esto prometiendo ser más fiable que cualquier otro proveedor; lo resuelve cambiando dónde vive el registro. La contabilidad es un libro Excel real, de varias hojas, y ese libro se guarda en su propio OneDrive, Google Drive o Dropbox desde el primer día, no se copia allí de vez en cuando a modo de respaldo. Si Counting Sheet desapareciera mañana, el archivo con su plan de cuentas completo, cada asiento contable y cada informe que haya generado seguiría estando en su propio almacenamiento en la nube, en un formato que cualquier contable, gestor o herramienta financiera ya sabe abrir.

No hay ningún paso de exportación que ejecutar, porque nunca hubo una copia aparte de la que exportar. El libro del que leía y en el que escribía la aplicación es el mismo libro que ya tenía usted. Perdería la interfaz de la aplicación, la validación que mantiene los asientos cuadrados y la generación automática de informes, pero no perdería ni una sola transacción, y no tendría que esperar a que le respondiera ningún servicio de soporte para recuperar sus propios registros.

Qué comprobar de verdad, use el programa que use

La versión honesta de este consejo va más allá de Counting Sheet: pregunte a cualquier proveedor de contabilidad, hoy, mientras todo funciona, qué contiene exactamente una exportación completa y en qué formato, y pruébela una vez para saber realmente con qué se quedaría. Un proveedor que guarda su contabilidad en un formato que usted mismo puede abrir, de forma continua y no solo bajo petición, elimina la pregunta en lugar de limitarse a responderla.