Software de contabilidad que guarda sus libros en su propio OneDrive, Google Drive o Dropbox

La mayoría de los programas de contabilidad guardan los datos financieros de su empresa dentro de una base de datos que solo el proveedor puede consultar directamente. Counting Sheet funciona de otra manera: la contabilidad de su empresa es un libro de Microsoft Excel real, de varias hojas, y ese libro vive en su propio OneDrive, Google Drive o Dropbox, no en una base de datos que opera Counting Sheet.

Cómo funciona en la práctica

Cuando usa Counting Sheet, cada asiento contable, factura e informe que crea se escribe en un archivo .xlsx real que está en una carpeta que usted controla. Hoy la aplicación es compatible con tres proveedores de almacenamiento en la nube: Microsoft OneDrive (incluido OneDrive para empresas y SharePoint, donde los cambios se escriben directamente mediante la API de libros de Microsoft Graph), Google Drive y Dropbox. Para el desarrollo local, el mismo archivo también puede residir en el sistema de archivos local. No hay ninguna copia intermedia: el libro en el que escribe la aplicación es el mismo libro que le muestra su proveedor de almacenamiento.

Esta es una decisión de arquitectura deliberada, no una simplificación de marketing. La hoja de cálculo es el registro y el almacén; nada más contiene sus datos financieros.

Lo que esto significa para su contable

Como el archivo es un .xlsx genuino, no un formato de exportación ni una instantánea propietaria, su contable puede abrirlo directamente en Excel, Google Sheets o LibreOffice en cualquier momento, sin buscar un botón de "exportar mis datos" y sin esperar a que responda un servicio de soporte. Lo que ve en ese archivo es exactamente lo que está usando Counting Sheet: el mismo plan de cuentas, los mismos asientos, los mismos saldos. Si quiere revisar una fórmula, comprobar una cifra a mano o incorporar el libro a sus propios papeles de trabajo, puede hacerlo, porque nunca estuvo encerrado en otro sitio.

La alternativa: alquilar el acceso a sus propias cifras

El modelo habitual de contabilidad SaaS guarda su contabilidad dentro de una base de datos que el proveedor posee y opera. Usted accede a sus cifras a través de la interfaz del proveedor, de su API y, cuando decide marcharse, de la herramienta de exportación que el proveedor haya elegido ofrecer, con el calendario y el formato que decida ese proveedor en cada momento. Sus datos son suyos en teoría, pero el acceso a ellos pasa siempre por él. Ese acuerdo funciona bien mientras el proveedor esté sano, sea receptivo y siga alineado con lo que usted necesita. Se convierte en un problema en el momento en que deja de cumplirse alguna de esas tres condiciones.

Construido sobre infraestructura en la que ya confía

OneDrive, Google Drive y Dropbox no son productos específicos de contabilidad; son almacenamiento en la nube de propósito general que la mayoría de las pequeñas empresas ya paga y ya usa para hacer copias de seguridad, sincronizar y compartir, a menudo como parte de una suscripción más amplia a Microsoft 365 o Google Workspace. Guardar ahí la contabilidad significa que sus registros financieros heredan los mismos controles de acceso, historial de versiones y redundancia que ya usa para el resto de sus documentos, en lugar de depender de un segundo proveedor, específico de contabilidad, para mantener a salvo una copia aparte.

Zoom Buzz Ltd diseñó Counting Sheet alrededor de esta idea porque la propiedad del archivo subyacente, y no solo el derecho a solicitar una exportación, es lo que realmente protege los registros financieros de una pequeña empresa a lo largo del tiempo. Un libro que usted mismo puede abrir hoy, con un programa que ya tiene, es una garantía distinta a la promesa de que una exportación funcionará cuando finalmente la necesite.