Que se passe-t-il pour votre comptabilité si votre logiciel de comptabilité ferme

Tout outil de comptabilité SaaS vous demande de faire confiance au fait qu'il continuera d'exister, et qu'il continuera de vous laisser récupérer vos données proprement, aussi longtemps que vous aurez besoin de votre comptabilité. C'est un pari raisonnable la plupart du temps, mais cela reste un pari, et il vaut la peine d'y réfléchir honnêtement plutôt que de le tenir pour acquis.

Le problème général

Les logiciels de comptabilité dans le cloud, quel que soit le fournisseur, stockent généralement vos données financières dans une base de données qu'ils exploitent eux-mêmes. Vous accédez à ces données par l'application du fournisseur et, si vous devez un jour partir, par la fonction d'export que ce fournisseur a choisi de construire et de maintenir. Cette voie de sortie est généralement suffisante pour les cas simples, un CSV de transactions, un PDF d'un rapport, mais c'est rarement une copie complète et fidèle de tout ce que l'application contient réellement : les champs personnalisés, l'historique d'audit, les liens vers les pièces jointes et les relations exactes entre les enregistrements survivent souvent mal au voyage. Si un fournisseur est racheté, réoriente son produit ou ferme, c'est lui, et non vous, qui fixe le délai pour récupérer vos données, et ce délai peut être court.

Rien de tout cela n'est une critique d'un produit en particulier. C'est simplement ce que signifie conserver l'enregistrement des finances de votre entreprise à l'intérieur d'une base de données qu'une seule société peut interroger. La dépendance est structurelle, ce n'est pas le signe qu'un fournisseur donné est mal géré.

Pourquoi cela compte plus qu'il n'y paraît, au quotidien

La plupart du temps, la continuité du fournisseur est invisible, si bien qu'il est facile de minimiser le risque jusqu'au moment où il se manifeste réellement, généralement des années après avoir commencé à utiliser un produit, avec des années d'historique désormais logées derrière l'outil d'export de ce fournisseur. À ce moment-là, les coûts de changement sont réels : ressaisir des écritures historiques, faire cadrer un nouveau plan comptable, et espérer que le format d'import du nouveau système corresponde suffisamment bien pour que rien ne se perde en silence.

La réponse de Counting Sheet

Counting Sheet ne résout pas ce problème en promettant d'être plus fiable qu'un autre fournisseur ; il le résout en changeant l'endroit où vit l'enregistrement. La comptabilité est un véritable classeur .xlsx multi-feuilles, et ce classeur est stocké dans votre propre OneDrive, Google Drive ou Dropbox dès le premier jour, et non copié là occasionnellement en guise de sauvegarde. Si Counting Sheet disparaissait demain, le fichier contenant votre plan comptable complet, chaque écriture de journal et chaque rapport que vous avez exécuté se trouverait toujours dans votre propre stockage cloud, dans un format que tout comptable, tout teneur de livres et tout outil financier sait déjà ouvrir.

Il n'y a aucune étape d'export à exécuter, car il n'y a jamais eu de copie séparée à partir de laquelle exporter. Le classeur que l'application lisait et dans lequel elle écrivait est le même classeur que vous aviez déjà. Vous perdriez l'interface de l'application, la validation qui maintient les écritures équilibrées et la génération automatique des rapports, mais vous ne perdriez pas une seule transaction, et vous n'attendriez l'intervention d'aucun service d'assistance pour récupérer vos propres registres.

Ce qu'il faut vraiment vérifier, quel que soit le logiciel que vous utilisez

La version honnête de ce conseil va au-delà de Counting Sheet : demandez à tout fournisseur de comptabilité, aujourd'hui, pendant que tout fonctionne, ce que contient exactement un export complet et dans quel format, et essayez-le une fois pour savoir ce qu'il vous resterait réellement. Un fournisseur qui stocke votre comptabilité dans un format que vous pouvez ouvrir vous-même, en continu plutôt que seulement sur demande, élimine la question plutôt que de simplement y répondre.